Внутрішній електронний документообіг.

[Gora Kornev]

Доброго дня.
Безліч часу витрачається на створення, друк, сортування, транспортування, підписання, зшивання внутрішніх документів (в моєму випадку документи переміщення), звісно це не цвяхи поштучно але!

У нас на підприємстві комірники та працівники цеху витрачають по декілька годин на місяць щоб підписати 2-3 пачки паперу. Тож у мене виникло питання чи навіть пропозиція стосовно таких документів. Враховуючи наявність інструменту для створення шаблонів, реалізовану функцію підписання документів, навіть довідники відділів та співробітників як початкові та кінцеві адресати.

Залишається зібрати це все в окремий модуль, додати одне чи два сповіщення про надходження чи успішне погодження і.... Створювати, погоджувати, підписувати та зберігати в електронному вигляді майже всі внутрішні документи!

Навіть не виключаю даний модуль як перший етап погодження документа на рівні підрозділів і відділів (з зазначенням чіткого пріоритету підписувачів ), для подальшого відправлення контрагентові чи в державну установу. Не впевнений стосовно кадрової документації (наказів і т.д.) зі строком зберігання до 10-ти і навіть 75-ти років. Але впевнений що знайдуть зацікавлені в даному модулі клієнти.

[Меньшиков Александр]

Добрый день

Укажите Ваши Контакты и с Вами свяжется наш менеджер.

[Gora Kornev]

А якщо я створю шаблон первинного документу, створю і заповню документ даними та виконаю підписання двома підписами програмно (навіть без печатки, бо одна і таж організація), погоджувати його не потрібно, а оскільки документ не відправлений, його навіть можна буде його видалити.

Документ вивантажується в pdf з підписами, здатний пройти перевірку на сайті ЦЗО та створений з допомогою "Засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки". Отже вважаэть повноцінним оригіналом електронним документом. Я нічого не пропустив?

D.png (102.44 Кіб) Переглянуто 2465 разів

f.png (53.66 Кіб) Переглянуто 2449 разів

[hatmaster]

А якщо я створю шаблон первинного документу, створю і заповню документ даними та виконаю підписання двома підписами програмно (навіть без печатки, бо одна і таж організація), погоджувати його не потрібно, а оскільки документ не відправлений, його навіть можна буде його видалити.

Документ вивантажується в pdf з підписами, здатний пройти перевірку на сайті ЦЗО та створений з допомогою "Засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки". Отже вважаэть повноцінним оригіналом електронним документом. Я нічого не пропустив?

D.png
f.png

Ще бажано внести зміни в регламент з діловодства та /або посадові інструкції осіб, які будуть задіяні в процесі ЕДО

[PetroP]

Ще бажано внести зміни в регламент з діловодства та /або посадові інструкції осіб, які будуть задіяні в процесі ЕДО

Навіщо?

[Gora Kornev]

Ще бажано внести зміни в регламент з діловодства та /або посадові інструкції осіб, які будуть задіяні в процесі ЕДО

Навіщо?

Перехід підприємства на електронний документообіг: алгоритм дій

[Gora Kornev]

Технічна сторона завершена. Виявляється створити шаблон, програмно заповнити та підписати не так і складно. Залишилися деякі організаційні питання, стосовно регламенту з діловодства та посадових інструкцій...

До речі за минулий рік (у паперовій формі), було створено принаймні 8589 документів:
1) Переміщення з/у виробництво;
2) Переміщення між складами;
3) Переміщення на торгівельний майданчик;
Витрати часу та коштів на створення такої кількості документів кожен порахує сам.

Тож сподіваюся, що в програмі з'явиться інструмент для такої трудомісткої та кропіткої ділянки діловодства.
Одним із основних функцій якого буде створення документі внутрішнього використання та внутрішнього погодження документів що створені для відправлення контрагенту чи отримані для погодження від контрагента (Реєстр обміну з контрагентами).

Наприклад акт, накладна, Договір не є первинним обліковим документом для цілей бухобліку - ВСУ чи Товарно-транспортна накладна може оформлюватись без дотримання форми (яка сподіваюся з'явиться в електронному вигляді в найближчі півроку рік), що підписується відповідальною особою, надходить до реєстру де власник процесу, (бухгалтерія, юридичний відділ) який відповідає за даний тип документа, "перенесе" його до внутрішнього погодження та призначає відповідального(инх) осіб з зазначенням по черговості (за потребою) чи заверши створення документа накладанням шифрування з відпракою до контрагента (накшталт перемістити в/з корзину).

А відповідальні особи отримають сповіщення у вигляді прапорця з кількістю документів що потребують їх уваги. З метою спрощення використання програми для зовсім "технічними" працівниками пропоную зазначити прив'язку до електронного підпису відповідного користувача через ІПН, що спростить фільтрування та процес підписання отриманих документів відповідальною особою.

Також цей інструмент полегшить процес створення, погодження документів з великою кількістю підписантів, як то Акти списання, документи складської інвентаризації де проставляються більш трьох підписів.

Маю надію що нововведення спростить процес популяризації, освоєння та впровадження електронного документообігу на підприємствах за рахунок демонстрації переваг та власного досвіду, враховуючи той факт що питання запровадження внутрішнього документообігу вирішується керівником, а в контрагента "ПАТАМУШТА" і "Так робили три покоління до мене".

P.S. І на останок хотів би поцікавитися наявністю планів стосовно роумінг в ЕДО? Так би мовити подати приклад власною ініціативою.