Хранение документов в долгосрочной перспективе

sonatix
Повідомлень: 21
З нами з: 08 серпня 2014, 11:03

Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення sonatix » 07 вересня 2020, 13:09

Интересуют "best practice" по долгосрочному хранению первичных документов в программе в крупных предприятиях.
Такая ситуация в компании в программе работает очень много бухгалтеров с очень разной степенью владения программой и техникой вообще.
Каким образом обезопасить предприятие от удаления нерадивым сотрудником документов, например, за 2012 год или 2019 год которое обнаружится когда придет проверка налоговой через 5-10 лет и затребует - предоставьте нам документы за 2019 год, а их нет потому что кто-то случайно удалил. И никакой бекап базы вас не спасет в такой долгосрочной перспективе.

Просмотрел журнал аудита - в день удаляется до сотни "ошибочных" документов. Если запретить всем пользователям удаление то весь этот мусор будет копиться годами и через какое то время с базой будет работать мягко говоря не комфортно.
Можно делать слепок базы в Оракл, но что я с этим слепком буду делать через 5 лет?
Вижу как один из возможных выходов из данной ситуации - "экспорт в PDF" (в параметрах системы) и дополнительно хранить в данном виде.
Если я правильно понимаю при включении этой опции мне всю базу документов экспортирует в ПДФ (сейчас база медок на Оракл занимает 100 гиг). Боюсь что мне эта функция подвесит базу на месяц да и итоговый объем весьма тяжело спрогнозировать. Нельзя ли как то "по нежнее" (периодами например) это сделать :)

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 07 вересня 2020, 13:20

sonatix писав:
07 вересня 2020, 13:09
.... например, за 2012 год или 2019 год которое обнаружится когда придет проверка налоговой через 5-10 лет и затребует - предоставьте нам документы за 2019 год, а их нет потому что кто-то случайно удалил. ...........
Первичные документы ХРАНЯТСЯ 3 ГОДА! пО ЭТОМУ НАЛОГОВАЯ НЕ ПОТРЕБУЕТ У ВАС ДОКИ 5-ТИ ЛЕТНЕЙ ДАВНОСТИ!
sonatix писав:
07 вересня 2020, 13:09
Интересуют "best practice" по долгосрочному хранению первичных документов в программе в крупных предприятиях.
.................................
(сейчас база медок на Оракл занимает 100 гиг). Боюсь что мне эта функция подвесит базу на месяц да и итоговый объем весьма тяжело спрогнозировать. Нельзя ли как то "по нежнее" (периодами например) это сделать :)
В МЕДОКЕ предусмотрена функция:
| Показать
99.jpg
99.jpg (292.7 Кіб) Переглянуто 495 разів
У меня доки с 2011 по 2016 находятся на ДиВиДи диске! Когда надо могу подключить и просмотреть / распечатать ! Только исправить НЕ МОГУ!

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 07 вересня 2020, 13:26

PS. Благодаря архивации первичных документов, после нескольких манипуляций (время много забирают правда) конкретно уменьшается база МЕДОКа (файл ZVIT.FDB) ............

sonatix
Повідомлень: 21
З нами з: 08 серпня 2014, 11:03

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення sonatix » 07 вересня 2020, 13:55

priup писав:
07 вересня 2020, 13:20
Первичные документы ХРАНЯТСЯ 3 ГОДА! пО ЭТОМУ НАЛОГОВАЯ НЕ ПОТРЕБУЕТ У ВАС ДОКИ 5-ТИ ЛЕТНЕЙ ДАВНОСТИ!
Но в других случаях может понадобится, в том же суде или прочих спорных вопросах. Недавно для пенсионного фонда пришлось поднимать данные по одному из сотрудников документы за 2010год с бест звит. Мало ли в каком случаи может пригодиться.

Спасибо за подсказку про архивирование. Звучит как хороший вариант для очень давних периодов. Главное не забыть куда засунул через н-лет)))))

Было бы хорошо иметь возможность запретить манипуляцию с документами старше, например, года-двух и т.д.

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 07 вересня 2020, 17:15

sonatix писав:
07 вересня 2020, 13:55
......
Было бы хорошо иметь возможность запретить манипуляцию с документами старше, например, года-двух и т.д.
С архивными файлами возможны ДВА вида манипуляций - ПРОСМОТР и РАСПЕЧАТКА!
А этот способ вааще надёжный:
Засовываете их в АРХИВ (Файлы архива по периодам - у меня по годамСКРИН, а если много документов - квартал)!
Эти Файлы записываете на CD надпись на CD и их в коробочку! Из коробочки никаких манипуляций тоже нельзя!
| Показать
4.jpg
4.jpg (163.04 Кіб) Переглянуто 450 разів

sonatix
Повідомлень: 21
З нами з: 08 серпня 2014, 11:03

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення sonatix » 08 вересня 2020, 08:56

Можно и так конечно, но должно быть более элегантное решение. У меня больше сотни сотрудников в медок работает и многие с весьма сомнительными навыками, если я буду подключать отключать архивы для каждого по требованию, то я только этим постоянно и буду заниматься, это способ "на крайняк" плюс мне сама идея (удалять часть данных из БД и хранить еще где либо и заниматься дополнительным менеджементом этих данных) не нравится это выглядит больше как костыль для сохо сегмента чем нормальная реализация необходимой функции. Есть БД с репликацией, снапшотами и вот этим всем, есть ДБА, который поддерживает эту инфраструктуру и там это все должно оставаться, я могу попросить его запретить запись в отдельные таблицы, но опять же это очередной костыль которых в нормальной системе не должно быть.
Т.е. на мой скромный взгляд вариант с пдф конвертацией способ более приемлем, но очень ресурсоемкий.
Не понимаю почему нельзя добавить более логичный функционал - запретить манипуляцию с документами за определенный период. Пока что просто отключил возможность удаления.

ПС. @priup В любом случаи, спасибо за подсказку :)

Espinela
Повідомлень: 124
З нами з: 07 червня 2018, 21:54

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення Espinela » 08 вересня 2020, 11:40

sonatix писав:
08 вересня 2020, 08:56
ПС. @priup В любом случаи, спасибо за подсказку :)
Подсказал но не до конца. На oracle архивация первички не работает. И да, на данный момент отчёты (тот же ЕСВ который должен хранится 75 лет) не архивируются.

Но не все так плохо, подписанные и отправленные документы нельзя удалить из корзины, а значит из базы:
| Показать
1.jpg
1.jpg (44.48 Кіб) Переглянуто 319 разів
sonatix писав:
08 вересня 2020, 08:56
Не понимаю почему нельзя добавить более логичный функционал - запретить манипуляцию с документами за определенный период. Пока что просто отключил возможность удаления.
Лучше передать пожелание через представителя у кого покупали медок.

У меня сохранение первички устроено таким образом:
В каталоги год/контрагент на диске выгружаются документы в PDF + p7s и cades.
В папку год так же сохраняю свои сертификаты которыми подписывались документы, корневой сертификат АЦСК и ЦЗО для возможности проверки сертификата. Первичка хранится 3 года, а сертификат действует два года, после окончания срока действия которого документы не проходят проверку на https://czo.gov.ua/verify.
Потом это все улетает на облако.

С отчетами только пока не понятно. Выгружается только PDF, без подписей. На крайняк они есть в эл. кабинете, но старых отчётов там нет.
Востаннє редагувалось 08 вересня 2020, 13:32 користувачем Espinela, всього редагувалось 1 раз.
Формулируя вопрос, ты демонстрируешь способность понять ответ.

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 08 вересня 2020, 12:17

Espinela писав:
08 вересня 2020, 11:40
..... На oracle архивация первички не работает.
А РАЗРАБОТЧИК В КУРСЕ ?? Вы сообщили своему дилеру МЕДОКа, а он в БО???........
Espinela писав:
08 вересня 2020, 11:40
............И да, на данный момент отчёты (тот же ЕСВ который должен хранится 75 лет) не архивируются.
ЕСВ не относится к заданому вопросу :
sonatix писав:
07 вересня 2020, 13:09
Интересуют "best practice" по долгосрочному хранению первичных документов в программе в крупных предприятиях.
....
ЭТО НЕ ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ. И кстати 75 лет хранится не отчёт, и лицевые счета работников, батенька!
Espinela писав:
08 вересня 2020, 11:40
.....подписанные и отправленные документы нельзя удалить ..... из базы.....
Можно! Я писал:
priup писав:
07 вересня 2020, 13:26
PS. Благодаря архивации первичных документов, после нескольких манипуляций (время много забирают правда) конкретно уменьшается база МЕДОКа (файл ZVIT.FDB) ............

sonatix
Повідомлень: 21
З нами з: 08 серпня 2014, 11:03

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення sonatix » 08 вересня 2020, 12:30

Espinela писав:
08 вересня 2020, 11:40
[Лучше передать пожелание через представителя у кого покупали медок.

У меня сохранение первички устроено таким образом:
В каталоги год/контрагент на диске выгружаются документы в PDF + p7s и cades.
В папку год так же сохраняю свои сертификаты которыми подписывались документы, корневой сертификат АЦСК и ЦЗО для возможности проверки сертификата. Первичка хранится 3 года, а сертификат действует два года, после окончания срока действия которого документы не проходят проверку на https://czo.gov.ua/verify.
Потом это все улетает на облако.

С отчетами только пока не понятно. Выгружается только PDF, без подписей. На крайняк они есть в эл. кабинете, но старых отчётов там нет.
Пожелания передал в двух экземплярах, через поддержку и на форуме.
Спасибо что поделились опытом и подсказали на счет Оракл.
О ключах старых, кстати, я не думал. Они у меня конечно хранятся но там черт ногу сломит уже и сертификаты корневые не сохранял никогда :\.

Подскажите насколько возросла нагрузка на сервер при включении функции экспорта в ПДФ. Вы по периодам или при получении выгружаете? Если по периодам возможно ли вообще было работать в программе при конвертации периода :)
Espinela писав:
08 вересня 2020, 11:40
С отчетами только пока не понятно. Выгружается только PDF, без подписей. На крайняк они есть в эл. кабинете, но старых отчётов там нет.
Вот тоже самое, вроде "диджитализация" страны и все такое, а как его хранить что бы предоставить на запрос через н-лет не совсем понятно.

sonatix
Повідомлень: 21
З нами з: 08 серпня 2014, 11:03

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення sonatix » 08 вересня 2020, 12:33

priup писав:
08 вересня 2020, 12:17
Espinela писав:
08 вересня 2020, 11:40
............И да, на данный момент отчёты (тот же ЕСВ который должен хранится 75 лет) не архивируются.
ЕСВ не относится к заданому вопросу :
В идеале конечно вообще всю документацию сохранить. А вопрос стоял изначально о первичке потому что большой объем по документообороту переводим в медок.

Inkognito
Повідомлень: 945
З нами з: 14 січня 2012, 14:26

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення Inkognito » 16 вересня 2020, 12:04

Есть существенная недоработка в работе "Архива", - он удаляет ИД внешней системы (т.е документ был создан АПИ технологией). Восстановив архив, документы уже не находятся АПИ технологией. Это явная недоработка архивации.

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 16 вересня 2020, 12:37

Inkognito писав:
16 вересня 2020, 12:04
Есть существенная недоработка в работе "Архива", - он удаляет ИД внешней системы (т.е документ был создан АПИ технологией). Восстановив архив, документы уже не находятся АПИ технологией. Это явная недоработка архивации.
Пусть Ваш дилер в БО доработку пишет!! Иначе на долго под сукно............

Inkognito
Повідомлень: 945
З нами з: 14 січня 2012, 14:26

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення Inkognito » 16 вересня 2020, 12:53

Да знают они все прекрасно. Только опыта маловато в автоматизации бизнес-процессов, чтобы понять почему это важно для организаций, автоматизирующих свои процессы. Иначе не обяснить (вредительством/халатностью/безрукостью не хочется называть).

Medoc Man
Повідомлень: 749
З нами з: 07 червня 2018, 14:28
Звідки: Kiev

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення Medoc Man » 16 вересня 2020, 13:04

Inkognito писав:
16 вересня 2020, 12:53
Да знают они все прекрасно. Только опыта маловато в автоматизации бизнес-процессов, чтобы понять почему это важно для организаций, автоматизирующих свои процессы. Иначе не обяснить (вредительством/халатностью/безрукостью не хочется называть).
А зачем хранить внешний ID.. ну например от 1Ски? Чтобы в 1С можно было обработкой достать документ из архива не заходя в M.E.Doc?
M.E.Doc хранит документ? Хранит. С подписями? С подписями. Что ещё от этого нужно? Архивы динамически подключаемые и доступ при необходимости есть всегда.
Человек-волшебник

Inkognito
Повідомлень: 945
З нами з: 14 січня 2012, 14:26

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення Inkognito » 16 вересня 2020, 15:42

Чтобы в 1С можно было обработкой достать документ из архива

Бинго. Почти. Не из архива, а воссоздав информацию из архива. И вот, документы уже без ИД.
не заходя в M.E.Doc?
не получится. СОМ технология работает только при подключенном Медке. Но это не важно.
M.E.Doc хранит документ? Хранит. С подписями? С подписями. Что ещё от этого нужно?
Как что. Анализировать. Визуализировать. Дейстоввать, имея цифры по продажам/покупкам/заказам. Для решения бизнес-задач, в общем. Медок ведь направлен для решения задач бизнеса, или как? Так вот бизнес сам разберется, как работать с идентификаторами, главное чтобы они не пропадали самопроизвольно, как это делает функция "Архив".

Мне как-то пришлось "на вчера" читать информацию из Медка через СОМ, для руководства крупной компании, которые хотели на понедельник отчет. Обычно отчет формирувется в течении получаса (информацию берет по ИД). Графики потом красивые формируются по цифрам. Да вот беда - сотрудник ИТ отдела решил воспользоваться "Архивом", и все... Бекапа свежего ясное дело нет... В каком темпе мы работали с ним, чтобы на понедельник информацию собрать, отдельная душещипательная история.... Зачем так подставлять ИТ отдел, который естественно отвечает головой за сохранность данных (сохранность ИД как составляющего документов), непонятно. ИТшники люди не глупые, об идентификаторах знают. Чем одно поле не угодило разрабам, непонятно. Как его использовать и контролировать, в ИТ отделах знают.
Информация эта для автоматизаторов. Чтобы не попали на те же грабли и бессонные ночи. Своим клиентам я этот "Архив" никогда не рекомендую именно по этой причине.

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 16 вересня 2020, 15:59

Inkognito писав:
16 вересня 2020, 15:42
....................
Своим клиентам я этот "Архив" никогда не рекомендую именно по этой причине.
Не понимаю: ЧТО МОЖНО АНАЛИЗИРОВАТЬ В БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ ПРЕДПРИЯТИЯ по первичным документам ТРЁХГОДИЧНОЙ (и более) ДАВНОСТИ??

Inkognito
Повідомлень: 945
З нами з: 14 січня 2012, 14:26

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення Inkognito » 16 вересня 2020, 16:10

Сотрудник все документы решил архивировать ;), в т.ч. и свеженькие. Но согласитесь, что срок хранения никак не должен быть связан с физической возможносью хранить/восстанавливать ИД. Кто знает, какие отчеты захочется построить руководству - может и за 10 лет, почему бы и нет? Позвонит завтра Коломойский/Ахметов с требованием "Отдавай князь дань за 12 лет!" и князь поставит задачу ИТ отделу посчитать дань по уездным княжествам в процентах и соболиных шубах (натуральном и процентном выражении, по нашему). И куда вы денетесь :lol:

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 16 вересня 2020, 16:44

На кол сотрудника за это:
Inkognito писав:
16 вересня 2020, 16:10
Сотрудник все документы решил архивировать ;), в т.ч. и свеженькие.

Medoc Man
Повідомлень: 749
З нами з: 07 червня 2018, 14:28
Звідки: Kiev

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення Medoc Man » 18 вересня 2020, 14:36

Inkognito писав:
16 вересня 2020, 15:42
Как что. Анализировать. Визуализировать. Дейстоввать, имея цифры по продажам/покупкам/заказам.
Откройте в M.E.Doc архивный документ и пусть человек, которому эту необходимо, анализирует его, визуализирует, фотографирует на память, постит в Instagram и вообще действует, имея цифры по продажам/покупкам заказам.
А если хочется ощутить важность такого документа в своих руках смело жмите Файл - Друк/Друк в PDF 8-)
Человек-волшебник

priup
Повідомлень: 6743
З нами з: 22 червня 2011, 12:23

Re: Хранение документов в долгосрочной перспективе

Повідомлення priup » 18 вересня 2020, 15:32

Medoc Man писав:
18 вересня 2020, 14:36
Inkognito писав:
16 вересня 2020, 15:42
Как что. Анализировать. Визуализировать. Дейстоввать, имея цифры по продажам/покупкам/заказам.
Откройте в M.E.Doc архивный документ и пусть человек, которому эту необходимо, анализирует его, визуализирует, фотографирует на память, постит в Instagram и вообще действует, имея цифры по продажам/покупкам заказам.
А если хочется ощутить важность такого документа в своих руках смело жмите Файл - Друк/Друк в PDF 8-)
Дык это:
Inkognito писав:
16 вересня 2020, 15:42
... Графики потом красивые формируются по цифрам. ..
НАДА!!
Тут док из архива не работает.............

Відповісти

Повернутись до “Электронний документообіг”